Qué es el CAI y cómo se solicita en Honduras

Qué es el CAI

El Reglamento del Régimen de Facturación define el CAI en su artículo 4 (numeral 7):

Dicho de otro modo: el CAI no es el número de la factura. Es la clave que demuestra que la SAR autorizó el rango de números con que esa factura se emitió. Por eso la factura lo lleva impreso junto a la fecha límite de emisión y el rango autorizado (artículo 10, numerales 3 a 5), y un comprador puede comprobar con esos tres datos que el documento que recibe es válido.

No solo las facturas llevan CAI. La autorización es por punto de emisión y por tipo de documento (artículo 59), así que las notas de crédito, las notas de débito y los demás documentos fiscales tienen su propio CAI y su propio rango.

Qué trae una autorización

Cada autorización de la SAR trae tres datos que van juntos:

Cómo se lee el número de 16 dígitos

Cada documento lleva un número correlativo con la forma NNN-NNN-NN-NNNNNNNN (artículo 10, numeral 7):

Los tres primeros grupos forman el identificador del documento: dicen dónde se emitió y qué es. El último es el que avanza con cada factura.

Cómo se solicita

El trámite tiene dos momentos: inscribirse una vez en el Régimen de Facturación y, después, pedir la autorización de cada rango.

1. Inscribirte en el Régimen de Facturación. El artículo 45 pide tener los datos del RTN actualizados, estar al día en la presentación y el pago de tus obligaciones, firmar el contrato de adhesión y llenar el formulario de inscripción. Ahí declaras la modalidad de impresión, los documentos que vas a emitir, tus establecimientos y tus puntos de emisión. Un punto de emisión que no declaraste no puede recibir un rango.
2. Elegir la modalidad. Por imprenta, con formatos preimpresos por una imprenta certificada que luego llenas a mano o a máquina; o como autoimpresor, con tus propios equipos: una máquina registradora o un sistema computarizado (artículos 50 y 51). Quien emite con un sistema computarizado lo registra ante la SAR y presenta una declaración jurada de que cumple los requisitos técnicos del artículo 53.
3. Solicitar la autorización de impresión y vigencia. Es un trámite electrónico (artículo 59): se hace en la Oficina Virtual de la SAR, por punto de emisión y por tipo de documento, y la respuesta trae el CAI, el rango y la fecha límite. La SAR publica en su sitio guías paso a paso para la inscripción y para la solicitud.

Cuánto dura y cuándo pedir el siguiente

La SAR autoriza cada rango por un plazo máximo de un año (artículo 62). Cuando se vence, los documentos que quedaron sin usar pierden su validez y no se pueden emitir, aunque el rango no se haya agotado.

Para no quedarte sin números, el artículo 59 permite hacer una nueva solicitud por punto de emisión cuando agotas los documentos autorizados o dentro de los dos meses previos a la fecha límite. Si vendes mucho, pide un rango que te alcance; si vendes poco, cuida la fecha más que la cantidad.

Los documentos que no llegaste a usar se reportan a la SAR dentro de los primeros diez días hábiles del mes siguiente al vencimiento (artículo 42). Lo mismo aplica si cierras un establecimiento, das de baja un punto de emisión o cambian los datos impresos en los documentos.

Cómo verificar el CAI de una factura

Comprobar la validez de las facturas que te entregan es tu responsabilidad cuando las usas para el crédito fiscal del ISV o como costo o gasto (artículo 39). Una factura sin los requisitos del Reglamento no sirve para eso (artículo 37). Revisa:

• Que traiga el CAI, el rango autorizado y la fecha límite.
• Que su número esté dentro del rango y que sea del mismo tipo de documento (01 en una factura).
• Que la fecha de emisión no pase de la fecha límite.
• Que lleve tu nombre o razón social y tu RTN.

La SAR pone a disposición sus propios medios de consulta para verificar documentos; ante una duda, esa es la fuente que vale.

El CAI en CuentaLink

En CuentaLink cargas cada CAI como viene en la resolución: la clave, el rango y la fecha límite, en su punto de emisión y para su tipo de documento. Desde ahí:

• Cada factura toma el siguiente número del rango dentro de la misma operación que la emite: si algo falla, el número no se consume.
• Un rango que se cruza con otro del mismo punto y tipo no se puede registrar.
• No se emite con un CAI vencido, con la fecha de Honduras, ni con un rango agotado.
• El CAI, el rango y la fecha límite salen impresos en la factura y en su PDF.